Bitkom ist der wichtigste Digitalverband Deutschlands. Er vertritt über 2.200 Unternehmen der digitalen Wirtschaft, darunter Start-ups, Mittelständler und Konzerne wie SAP, Telekom oder Amazon.
Der Bitkom Document Generator ist ein Produkt, das Unternehmen bei der Erstellung komplexer Dokumente unterstützt. Die Bestellungen dafür kamen jedoch auf einem komplett analogen Weg: per E-Mail. Mal als Anhang, mal direkt im Text, mal in Formularform aus Drittsystemen – aber immer unstrukturiert, variierend im Aufbau und regelmäßig mit manuellen Änderungen durch den Kunden.
Die Bitkom wollte:
- die manuelle Bearbeitung vollständig eliminieren,
- die Datenqualität signifikant erhöhen,
- die Skalierbarkeit des Systems sicherstellen,
- strategische Ressourcen freisetzen – etwa für den Ausbau internationaler Partnerschaften.
Die Aufgabe schien auf den ersten Blick banal: Bestellungen aus E-Mails automatisieren. Doch in der Realität war der Prozess hochgradig unstrukturiert. Freitext, PDF-Anhänge, manuell ausgefüllte Formulare, dazu fehlerhafte oder fehlende Angaben. Genau an dieser Stelle scheitern herkömmliche Automatisierungstools. Was Cierra AI gebaut hat, war keine einfache Lösung, sondern ein System mit echter Prozessintelligenz, das genau für solche Grenzbereiche entwickelt wurde.
- Kontextbasierte Texterkennung, die auch bei unvollständigen oder chaotischen Formulierungen zuverlässig relevante Informationen extrahiert
- Fehlertolerante Logik, die bei widersprüchlichen oder lückenhaften Angaben automatisch Rückfragen stellt oder eigenständig ergänzt
- Nahtlose Anbindung an bestehende Systeme, ohne Medienbrüche oder zusätzliche Schnittstellen
Unsere Lösung:
Cierra AI entwickelte ein KI-gestütztes Verarbeitungssystem, das die eingehenden E-Mails analysiert, Formulare ausliest und relevante Informationen kontextbasiert strukturiert. Dabei spielt es keine Rolle, ob das Layout des Formulars verändert wurde, ob Felder fehlen oder ob der Text unpräzise formuliert ist.
Die KI versteht den inhaltlichen Zusammenhang und extrahiert alle notwendigen Daten – von Kundennamen über Produktauswahl bis hin zu Sonderwünschen. Diese Daten werden in strukturierter Form an das interne Bestellsystem übergeben und lösen dort automatisch den Bestellprozess aus. Ein internes Validierungsmodul erkennt widersprüchliche Angaben, gleicht bekannte Kundendaten ab und stellt Rückfragen nur dann, wenn wirklich nötig.
Das Ergebnis ist ein durchgängiger Prozess, der mitdenkt.
- Vollständige Automatisierung eines vormals manuellen Prozesses
- Reduktion der Bearbeitungszeit pro Bestellung um über 95 %
- Freisetzung von rund 25 % der Arbeitszeit einer Mitarbeiterin
- Ermöglichung der europaweiten Skalierung der Weiterbildungsprodukte
- Höhere Datenqualität und geringere Fehlerquote im Order Manage
Fazit:
Diese Case Study steht exemplarisch für die digitale Transformation im deutschen Bildungswesen.
Mit Cierra AI konnte die Bitkom Akademie nicht nur einen komplexen Prozess automatisieren, sondern gleichzeitig die Basis für strategisches Wachstum legen.
Die KI-Lösung denkt mit, lernt kontinuierlich und schafft echte unternehmerische Freiräume – vom ersten E-Mail-Kontakt bis zur finalen Buchung.
Unsere KI-Agenten sind rund um die Uhr aktiv – und verbinden dich zuverlässig mit der passenden Ansprechperson in unserem Team.
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